La gestión documental es importante que esté controlada por el empresario

La gestión documental es importante que esté controlada por el empresario

Vivimos en un mundo cada vez más complejo en el que en muchas ocasiones hay aspectos del día a día que se nos escapan. Esto se debe a que a medida que vamos evolucionando como sociedad también nos vamos complicando la vida en diferentes aspectos y es por ello por lo que cada vez necesitamos más ayuda externa para poder seguir rindiendo al máximo. Además, en un mundo cada vez más complicado tecnológicamente hablando también es vital controlar la informática y la documentación de nuestros clientes. Es por ello por lo que la gestión documental es importante que esté controlada por el empresario y es que de lo contrario podremos encontrarnos con imprevistos o sustos que nos pueden derivar en importantes sanciones, en caso de que manejemos de forma incorrecta datos personales o confidenciales de nuestros clientes, empleados o proveedores. Así, a lo largo de este post os queremos mostrar más de cerca en que consiste la gestión documental, así como la importancia que esta tiene en el mundo actual.

La custodia de documentos es el proceso de gestión enfocado en la conservación, protección y almacenamiento de la información producida y recibida por la empresa, lo que facilita su acceso, ubicación y, sobre todo su seguridad. Así que, si en tu empresa has empezado a notar que los documentos se acumulan sin ningún control ni planeación, es el momento de implementar la custodia como política documental, pero, ¿todavía te quedan dudas sobre su efectividad? Pues para solventarlas, a continuación, te mostraremos los principales beneficios de este procedimiento, para que puedas tomar la mejor decisión.

  • Excelente gestión. Todo se hace de acuerdo a tus necesidades y a lo que prefieras, según la organización y el acomodo que elijas. Si deseas eliminar unos archivos o reubicarlos, todo se hará rápidamente, además tus archivos estarán disponibles siempre, por lo que en cualquier momento puedes consultarlos en formato digital o físico. Todos los procesos de logística son perfectos, para que recibas una atención de la mejor calidad posible y en caso tal de que quieras que un archivo sea guardado de manera especial, este se protegerá y se cuidará al máximo.
  • Proceso completo. Elegir estos servicios te garantizará un proceso muy completo, desde la recogida de los archivos directamente en la empresa con todo el inventario (para que se tenga la tranquilidad de que todo se cumpla a cabalidad), hasta el pacto con el cliente sobre cómo quiere clasificar sus documentos (por ejemplo, mediante carpetas, cajas, por orden de tamaño, o cualquier otro aspecto). También se pacta si se quiere que los archivos sean digitalizados o solo guardados físicamente, o si se quiere destruir algunos archivos que ya no sean necesarios para la empresa.
  • Todo bajo el marco legal. Todos los archivos que guardes de esta manera estarán seguros en este aspecto, ya que se cumplen todas las normas y requerimientos exigidos por el AGN. Algunas empresas definen el tiempo exacto de archivo para evitar inconvenientes legales, por lo que es muy importante que pactes esto, antes que nada. La mayoría de veces se hace un contrato con todos estos detalles.

Estas cuestiones que os planteamos son vitales, ya que el artículo 30 del Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Es por ello que, si vosotros no tenéis una empresa especializada en este tipo de tareas en vuestra agenda, nosotros os recomendamos que os paséis por Git doc, ya que ellos conocen mejor que nadie este sector y os pueden ayudar a gestionar vuestra documentación de forma segura, efectiva y con la mayor de las garantías, de tal forma que nos os encontréis luego con sobresaltos acerca de la gestión de la documentación de vuestra empresa.

La reducción de costes y la seguridad, otras de las claves más importantes

Además de las que os hemos mencionado anteriormente, lo cierto es que existen otras claves por las cuales es interesante poseer un proveedor de gestión documental y que pasan por:

  • Reducción de costes. Al tener bajo custodia especializada a todos los documentos de tu empresa, liberarás espacio en las oficinas, por lo que reducirás los costos innecesarios del mantenimiento y control.
  • Uno de los factores más importantes de este modelo es la seguridad. Por medio de una custodia especializada y profesional, tus archivos estarán preservados en todo momento contra incendios o desastres ambientales y errores humanos, ya que se logran mantener en las condiciones ideales frente a la temperatura, humedad, polvo, etc. Y, en caso que así lo prefieras, se guardará total confidencialidad en documentos privados los cuales tendrán el acceso limitado.