Una empresa o negocio encuentra en la facturación el alma máter administrativa del mismo. Razón de más para que la gestión se lleve a cabo con la máxima eficiencia, por lo que la contabilidad ha dado un giro y los contables han dejado a un lado la calculadora para ampararse en los programas de facturación. Sin embargo, el mercado ofrece tantas posibilidades que algo que a priori puede resultar una elección simple y sencilla se convierte en una pesadilla.
Elegir el software para procesar automáticamente las facturas puede convertirse en un proceso de lo más complejo que impacta de forma directa en el funcionamiento de los departamentos de contabilidad de los negocios o empresas. Entre las múltiples opciones que ofrece, las numerosas funcionalidades técnicas y los requisitos legales, tomar la decisión correcta… no es fácil.
Hacer una elección adecuada en el software de facturación incluye la emisión de las facturas electrónicas, la eficiencia operativa del día a día, el control financiero y el cumplimiento de la normativa. Por lo que vamos a explicar todo lo que hay que tener en cuenta para tomar la elección correcta, los errores que hay que evitar cometer y la mejor manera de evaluar las opciones presentes en el mercado.
Todo ello sin olvidarnos de cómo las herramientas más avanzadas para realizar el procesamiento automático de las facturas pueden llegar a transformar completamente la gestión administrativa de la empresa.
Un buen programa de facturación es la herramienta fundamental para que las empresas puedan gestionar todo lo relacionado con el ciclo vital de las facturas, desde que se crean hasta que se archivan, pasando por el control de cobros, la contabilización y el cumplimiento de la normativa legal. Aunque en la actualidad, los software más avanzados van mucho más allá.
Las funciones del software de facturación
Los expertos en estas cuestiones, como es el caso de ERPLoop, el programa creado para la facturación electrónica de pymes, autónomos y despachos, definen el software como herramienta diseñada con la finalidad de gestionar el ciclo de vida de las facturas: creación, control de cobros, contabilización, cumplimiento legal y archivo.
Como decíamos, en la actualidad, estos software van más allá y las soluciones más completas proporcionan una gestión integral de la facturación: no solo emiten las facturas, sino que automatizan todo el ciclo de validación y aprobación. Algunas de las funciones de las que disponen estos software de facturación son las que citamos a continuación:
- Emisión de facturas electrónicas y facturas recurrentes.
- Gestión de clientes, gestión de proveedores y gestión de presupuestos.
- Control de cobros, pagos y conciliación bancaria.
- Automatización de pagos y validaciones, reduciendo las tareas manuales y los errores.
- Matching automático de las facturas con pedidos y albaranes, garantizando coherencia y evitando que se produzcan incidencias.
- Automatización de tareas administrativas.
- Integración con sistemas contables y ERP.
- Archivo seguro, trazable y conforme a la normativa.
En resumen, es una herramienta esencial para poder llevar a cabo una gestión empresarial, optimizando los tiempos, reduciendo los errores y mejorando la visibilidad financiera.
De ahí que hacer una buena elección sea tan importante. Con una buena solución de facturación, no solo se hacen facturas o se digitalizan, sino que se cambia la manera de operar con ellas, siendo una herramienta estratégica tanto para una pequeña empresa o negocio como para una gran organización. La elección del mejor sistema de facturación tiene un impacto directo en diferentes áreas del negocio, en las cuales utilizar el software de facturación correcto es imprescindible:
- Emisión y gestión de facturas: un buen software tiene que facilitar la creación de las facturas electrónicas con rapidez y sin errores, haciendo posible gestionar facturas puntuales y facturas recurrentes. Además, tiene que ofrecer plantillas y la automatización de la generación de documentos, así como control sobre el ciclo de vida de la factura, desde su emisión hasta su aprobación y archivo.
- Control de cobros y pagos: es fundamental disponer de visibilidad en tiempo real del estado de cada factura emitida. Con un software eficaz se puede identificar de forma automática la facturación pendiente, permitiendo automatizar la gestión de cobros, establecer recordatorios y mejorar la conciliación bancaria, ayudando a que la tesorería se optimice y se reduzcan los retrasos al realizar los pagos.
- Integración con contabilidad y ERP: esta conexión evita duplicidades y los errores que derivan de la introducción manual de los datos. Disponer de un software bien integrado permite que se pueda realizar una gestión integral de la facturación electrónica, sincronizando la información financiera y facilitando los procesos de contabilización automática o la generación de informes.
- Automatización de procesos: aquí es donde se marca la diferencia. Esta función permite reducir tareas manuales, minimizar errores y agilizar el flujo de trabajo. Esto incluye la validación automática de facturas hasta que son aprobadas, permitiendo que el equipo de trabajo dedique más tiempo a tareas más estratégicas y menos a la gestión operativa.
Aspectos que nos llevan directamente a los criterios que hay que seguir para encontrar el mejor software de facturación para cada empresa.
Aspectos a tener en cuenta
Llegado el momento de tener que buscar una buena solución de facturación, tener en cuenta los factores que vamos a citar a continuación puede ayudar a tomar la elección correcta, algo que, como hemos podido comprobar, resulta esencial.
Lo primero a considerar es de lo más simple: la facilidad de uso y adopción del sistema. Lo mejor del mercado no tiene por qué ser complicado. Al contrario, un software de facturación intuitivo facilita su implementación y reduce notablemente la curva de aprendizaje necesaria por parte del equipo. A más sencillo de utilizar, más fácil de adoptar y, en consecuencia, menor resistencia al cambio. Si el equipo de trabajo no lo utiliza de forma correcta, el sistema, por bueno que sea, pierde su valor y puede generar ineficiencias y no solucionarlas.
También hay que considerar que se encuentre adaptado a la normativa actual vigente. Este aspecto es esencial y tiene que cumplir con la legislación actual y los modelos fiscales, incluyendo la factura electrónica obligatoria, la ley antifraude o los requisitos de la normativa europea de e-invoicing. Tiene que estar alineado con la Agencia Tributaria para garantizar que las facturas se emiten, se almacenan y se gestionan conforme a la ley.
Dado que las empresas crecen, el software elegido tiene que crecer con la empresa. Es decir, tiene que proporcionar escalabilidad y crecimiento. Desde las pequeñas empresas hasta las organizaciones más complejas, estas herramientas tienen que adaptarse a los volúmenes de facturación, usuarios o procesos sin que haya que cambiar el sistema, evitando costes y facilitando que el negocio evolucione.
Otro aspecto a tener en cuenta es la capacidad de integración con otros sistemas. Las herramientas utilizadas en el negocio tienen que poder trabajar de manera conjunta. Por lo que un buen software de facturación debe conectarse con el ERP, CRM o herramientas de gestión utilizadas por la empresa. De esta manera se automatizan los procesos, se evita el duplicado de los datos y se mejora la eficiencia operativa. Además de que permite obtener una visión unificada de la información.
Gestionar facturas implica utilizar datos sensibles, tanto de carácter financiero como fiscal. Por lo que es fundamental que el sistema disponga de un almacenamiento seguro, un buen control de accesos, trazabilidad de las acciones y cumpla con la normativa. Un buen software de facturación protege la información frente a las posibles pérdidas, los accesos no autorizados y las posibles alteraciones que se puedan producir.
Por último, considerar si el software está alojado en la nube o se trata de una solución local. Este aspecto es importante, ya que los sistemas locales necesitan una instalación, mantenimiento y actualizaciones manuales, en tanto que la nube proporciona acceso desde cualquier lugar, las actualizaciones se realizan de forma automática y proporciona mayor flexibilidad. Las soluciones en la nube facilitan el trabajo en entornos híbridos o remotos, lo que permite que los equipos puedan acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Además de que proporcionan mayor escalabilidad con menores costes de infraestructura, haciendo que se trate de una opción cada vez más habitual.
Ahora que ya sabemos lo que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el software de facturación que mejor le vaya a la empresa o negocio, es importante conocer los errores más comunes que se cometen cuando se va a realizar la elección: elegir solo por el precio, “lo barato sale caro”, dice el refrán; no considerar integraciones con el ERP, CRM o sistema contable; ignorar la escalabilidad; no validar la experiencia del usuario y encontrarse con un sistema complejo y poco intuitivo.
Antes de finalizar, recordar las ventajas que ofrece contar con un software de facturación adecuado: reducción del trabajo manual, menos errores y mayor precisión, mayor velocidad en el proceso de facturación, mejor control y visibilidad en tiempo real y cumplimiento normativo garantizado, lo que supone mayor fluidez a la hora de las auditorías. Poco más podemos añadir; ahora te toca a ti hacer la elección correcta.
